Как рассказать о турнире в СМИ

Редакция получает десятки писем в день и отбирает по одному критерию: будет ли это интересно читателю, который к теме равнодушен. «В субботу пройдёт шахматный турнир» этот тест не проходит - это интересно только шахматистам, а они и так узнают из чата.

Значит, нужен информационный повод - что-то, что делает событие новостью:

• Первый раз. Первый турнир в городе, в новом формате, на необычной площадке.
• Рекорд или масштаб. Самый массовый турнир за N лет, сотый участник, юбилейный вечер.
• Необычное место. Турнир в баре, в библиотеке, на набережной, в парке - визуально нестандартно, а редакции нужна картинка.
• Человеческая история. Восьмилетний обыграл кандидата в мастера, играют вместе три поколения одной семьи, победил человек, впервые севший за доску полгода назад.
• Социальный смысл. Турнир для пожилых, инклюзивный формат, работа с подростками из отдалённого района.
• Привязка к дате. День города, каникулы, профессиональный праздник.

Правило простое: если не можете сформулировать, почему это новость для нешахматиста, - повода нет, и письмо отправлять рано.

Начинать стоит с пресс-службы площадки: у неё есть готовые контакты в редакциях и прямой интерес рассказать о том, что у неё происходит. Один звонок туда часто эффективнее десяти писем в СМИ.

Формат жёсткий и лаконичный: редактор должен понять суть за десять секунд и иметь возможность взять текст почти без правки.

1. 1
   Заголовок

   суть в одной строке, без пафоса. «В библиотеке на Ленина впервые пройдёт турнир для трёх поколений» лучше, чем «Шахматный праздник ждёт горожан»
2. 2
   Первый абзац

   что, где, когда, для кого - полностью. Если редактор оставит только его, текст всё равно должен работать
3. 3
   Второй абзац

   детали и цифры: сколько участников, какой формат, сколько туров, есть ли призы, нужна ли подготовка
4. 4
   Цитата

   одна, от организатора: живая фраза о смысле события, а не канцелярит. Редакции любят цитаты - это готовый элемент текста
5. 5
   Контакты и фото

   имя, телефон, ссылка на регистрацию и две-три горизонтальные фотографии в хорошем качестве

Объём - не больше страницы. Письмо отправляется текстом прямо в теле, а не вложенным файлом: документ многие просто не открывают. Тема письма - заголовок релиза, без слов «пресс-релиз» и «просьба опубликовать».

• Анонс - за 7-10 дней. Раньше забудут, позже не успеют поставить в план.
• Напоминание - за 2 дня. Короткое, одной фразой, тем же письмом в ответ.
• Отчёт - в тот же вечер или на следующее утро. Новость живёт сутки; отчёт через неделю уже никому не нужен.
• Утро вторника-четверга. Понедельник перегружен, пятница уже смотрит в выходные.
• Отчёт публикуют охотнее анонса. Особенно с хорошими фотографиями: готовый материал, ничего согласовывать не надо.

Именно поэтому отчёт важнее анонса, а фотограф на турнире - не роскошь: фото и контент с турнира, кто снимает.

• Назначьте одного человека для общения. Обычно организатора. Журналист не должен искать, у кого спросить.
• Подготовьте героев заранее. Спросите двух-трёх участников, готовы ли они дать комментарий, - на месте искать будет некогда.
• Предупредите зал о съёмке. И дайте возможность не попадать в кадр тем, кто не хочет.
• Покажите, где снимать. Общий план зала, крупный план часов и рук, момент рукопожатия, награждение.
• Не мешайте партиям. Съёмка со вспышкой рядом с играющими недопустима - объясните это до начала, а не в процессе.
• Отдайте готовые цифры. Число участников, возраст самого младшего и самого старшего, сколько туров - журналисту это нужно, а считать он не будет.

И после выхода материала - поблагодарите и поделитесь публикацией. Журналист, которого поблагодарили, приезжает второй раз без всякого релиза.

Вышедший материал - актив, который работает годами, если им пользоваться.

• Сохраните ссылку и скриншот. Издания меняют структуру сайтов и удаляют архивы.
• Прикладывайте к заявкам на гранты. Публикация в СМИ - готовое доказательство значимости проекта - про гранты.
• Показывайте площадкам и спонсорам. «О наших турнирах писали такие-то» сильно упрощает переговоры об аренде.
• Разместите у себя. Раздел «О нас пишут» на странице клуба повышает доверие новых участников.
• Поддерживайте контакт. Один журналист, которому у вас понравилось, стоит десяти рассылок по редакциям.